Impactul actualei pandemii asupra organizației din care faci parte și asupra lanțurilor de aprovizionare este evident.
Lucrezi în achiziții? Contribuția ta este esențială pentru atenuarea impactului și valorificarea unor oportunități care nu puteau fi anticipate. Cum? Asuma-ți rolul și evidențiază importanța profesionalismului în achiziții! Iată mai jos câteva idei pe care poți să construiești.
În primul rând, pornește de la formalizarea situației “de criză”! Este contextul care permite aplicarea de prevederi legislative și instrumente specifice situației.
Continuă, cel puțin cu următoarele:
Prioritizează activitatea de achiziții
Concentrează-te în primul rând pe asigurarea echipamentelor și materialelor de protecție pentru personalul organizației (cum ar fi măști, mănuși, dezinfectanți – în funcție de sectorul de activitate) însă ai în vedere inclusiv capabilitățile și resursele necesare pentru munca “remote”.
Înțelege expunerea organizației și amploarea disfuncționalităților de pe lanțurile de aprovizionare
- analizează în detaliu întreg lanțul de aprovizionare (nu te opri la contractor sau la subcontractorii acestuia, mergi pe întregul lanț, pentru că va trebui să gestionezi în viitorul apropiat efectele acestor disfuncționalități)
- cartografiază organizațiile de pe lanțul de aprovizionare (localizarea contractorilor și subcontractorilor pe hartă, traseele și durata de transport sunt informații esențiale pentru decizii informate)
- încurajează și sprijină partenerii din lanțul de aprovizionare să identifice și implementeze măsuri de reducere a disfuncționalităților
Revizuiește portofoliul de achiziții și portofoliul de contractori
Actualizează și extinde ipotezele utilizate când ai aplicat instrumente precum Kraljic Matrix și Supplier Preferencing Matrix. O să constați că în majoritatea situațiilor abordarea de achiziții și strategiile de contractare trebuie schimbate.
Comunică intens
E timpul să comunici mai mult și mai des ca niciodată cu actualii și potențialii contractori, cu beneficiarii interni și cu toate părțile interesate relevante: asigură-te ca ești informat și informezi permanent despre situația actuală și despre provocările asociate!
Inovează
Implică-te, împreună cu beneficiarii interni, în identificarea de alternative pentru satisfacerea nevoilor organizației: folosește sistematic analiza de piață – cu focus pe piața locală – transformarea digitală este pentru multe domenii de activitate o alternativa pentru satisfacerea nevoilor – nu o neglija!
Caută, identifică și propune colaborări/parteneriate cu alte organizații achizitoare
O centralizare și prioritizare a urgenței nevoilor permite o mai bună planificare si utilizare a capacitaților organizațiilor de pe lanțurile de aprovizionare.
Ce poți face în paralel:
- Validează cu managementul orice cost suplimentar ce poate fi suportat în amonte, cu luarea în considerare a costurilor generate de neîndeplinirea angajamentelor din aval;
- Analizează temeinic clauza de forță majoră din contracte și acționează corespunzător;
- Folosește această situație pentru a identifica, evalua și administra riscuri care se pot materializa în viitor.
Vrei să afli mai multe detalii despre ce poți face pentru organizația ta în aceste momente dificile? Experții Integrate Investment îi stau la dispoziție. Contactează-ne!
